Huoli tuotannon vastuullisuudesta on kiihtynyt 2000-luvulla sitä mukaa, kun yhä suurempi osa käyttämistämme tavaroista ja laitteista on alettu valmistaa kaukomailla ja tietoisuus globalisoituneen talouden ympäristö- ja ihmisoikeusongelmista on kasvanut. Tämä on näkynyt myös pyrkimyksenä huomioida kestävyysnäkökulmat aiempaa järjestelmällisemmin julkisen sektorin toiminnassa.
Tietotekniikka on yksi riskialoista. Laitteiden tuotantoketjut ovat monipolvisia, ja valmistus tapahtuu usein maissa, joissa työntekijöiden ja ympäristön oikeuksien valvonta on puutteellista. Viime vuosina on alettu kiinnittää huomiota myös taloudelliseen vastuuseen: monet tunnetuimmista it-brändeistä ovat välttäneet veroja yleistä oikeustajua vastaan sotivien monimutkaisten rahoitusjärjestelyiden avulla.
Täyttääkseen vastuuvelvollisuunsa on viranomaisten huomioitava sosiaalinen, ekologinen ja taloudellinen kestävyys tietotekniikkalaitteiden ja -palveluiden käyttötavoissa, hankinnoissa ja käytön jälkeisessä elämässä.
Tälle sivustolle on koottu esimerkkejä ja ehdotuksia, joiden on tarkoitus tukea viranomaisia tässä tehtävässä.
Valtion hankintoja on keskitetty valtiovarainministeriön alaisuudessa toimivaan Hansel-yhteishankintayritykseen, joka hoitaa kilpailutuksia ja tekee puitesopimuksia hankintayksiköiden käyttöön. Esimerkiksi vuonna 2014 Hanselin tekemien puitejärjestelyiden kautta ostettiin 715 miljoonan euron edestä tavaroita ja palveluita. Tietotekniikan osuus oli reilut 190 miljoonaa. Kuntien yhteisiä hankintoja puolestaan on ohjeistettu Kuntaliitosta käsin. Kuntaliiton omistama KL-Kuntahankinnat Oy kilpailuttaa ja hallinnoi Hanselin tavoin puitesopimuksia. Kaikista julkisista hankinnoista noin 75 prosenttia tehdään kuntasektorilla.
Yhteishankintojen tai yleisohjeistusten tarkoituksena on säästää rahaa, aikaa ja työvoimaa. Yksittäisillä hankintayksiköillä ei usein ole myöskään riittävää asiantuntemusta monimutkaisten hankintaprosessien tekemiseen itsenäisesti.
Käytännössä Hanselin ja Kuntaliiton ohjeistukset, puitejärjestelyt, mallisopimukset ja esimerkit ohjaavat paljolti sitä, kuinka hankintoja Suomessa tehdään, millaisia käytäntöjä niissä noudatetaan ja mitä ylipäänsä pidetään mahdollisena. Vastaava keskeinen portinvartijarooli on hankintapalveluita, -neuvontaa ja -koulutusta antavalla valtio-omisteisella Motiva Oy:llä.
On vaikeaa kuvitella, että oleellisia ja laajasti noudatettuja muutoksia yleisiin hankintakäytäntöihin tulisi ilman, että joku näistä kolmesta toimijasta antaisi sille hyväksyntänsä. Puitejärjestelyillä on keskeinen asema it-hankinnoissa, ja toisaalta kuntien hankintaviranomaiset sanovat usein suoraan heidän toimintansa perustuvan olemassa oleviin suosituksiin.
Tietokonehankinnat olivat ensimmäisiä Hanselin puitejärjestelyitä, joissa sosiaalisia vastuullisnäkökulmia pyrittiin huomioimaan. It-hankintasopimuksissa toimittajilta pyydetään vapaaehtoista vastuullisuusselvitystä. Mikäli sellaista ei toimiteta heti sopimuksen alussa, Hansel tekee toimittajille vastuullisuuskyselyn. Kaikkien hankintojen alussa tehdään nykyään riskikartoitus, jossa tarkastellaan myös työntekijöiden oikeuksia ja ihmisoikeuksia. Hanselin mukaan sosiaalisen vastuun operationalisointi sopimusten vertailuperusteissa tai sopimusehtojen toteutumisen valvonta on kuitenkin osoittautunut vaikeaksi.
Tietotekniikan käyttötavat vaikuttavat oleellisesti sen ympäristörasitukseen. Oleellista on jo hankkeen suunnitteluvaiheessa varmistaa, että kaikki laitteet tulevat tarpeeseen, ja selvittää yhteiskäytön mahdollisuudet.
Käyttövaiheessa ympäristökuormaa voi keventää pienillä teoilla. Laitteita ei tulisi pitää päällä silloin kuin niitä ei käytetä. Tietokonevälitteiset puhelinkokoukset vähentävät matkustamista. Turhaa tulostamista on syytä välttää, ja tulostimien olestusasetuksiksi voi laittaa kaksi sivua arkin molemmin puolin.
Mobiililaitteiden käyttöikä katkeaa usein näytön tai jonkin muun osan rikkoutumiseen. Suojakotelo on edullinen ja fiksu ratkaisu.
Käyttöikää voi pidentää myös suosimalla kevyempiä ohjelmistoja. Jo hankintavaiheessa olisi hyvä edellyttää joko vanhempien ohjelmistoversioiden tukemista pidempään tai ”kevytversioiden” julkaisemista uusista ohjelmistoista, jotka ovat liian raskaita vanhoille laitteille. Vaihtoehtoisesti voi suosia avoimen lähdekoodin käyttöjärjestelmiä ja ohjelmistoja, jotka usein pyörivät vanhemmillakin laitteilla. Turhat ohjelmat kannattaa poistaa.
Käyttöikää voi jatkaa myös kierrättämällä laitteita kunnan yksiköiden kesken. Käytännössä kaikki tietotekniikkalaitteet kuuluvat niin sanotun tuottajavastuun piiriin. Tuottajavastuu tarkoittaa, että laitteiden valmistajilla ja maahantuojilla on velvollisuus järjestää niiden asianmukainen keräys, kierrätys ja uudelleenkäyttö omalla kustannuksellaan.
Hankintojen yhteydessä tulee edellyttää, että toimittaja on järjestänyt elektroniikan kierrätyksen mahdollisimman vastuullisesti, ISO-standardien mukaisin menetelmin ja virallisten kierrätyslaitosten kautta. Myös uusiokäyttöä voidaan edellyttää toimintakunnossa palautettavien laitteiden osalta.
Vastuullinen hankkija voi itsekin järjestää tietotekniikan kunnostusta ja kierrätystä. Esimerkiksi Helsingissä tästä vastaa erillinen yksikkö, joka on samalla vaikeasti työllistyvien työkeskus.
Kierrätyksessä tulisi huomioida myös raaka-aineiden tehokas uudelleenkäyttö. Metallista riippuen kierrätysraaka-aineen energiasäästö on 60–95 prosenttia uuden materiaalin tuotantoon nähden.
Vastuullisen tietotekniikan hankinta on vielä alkutekijöissään, ja rohkaisevista ennakkotapauksista on pulaa. Bremenin ja Hampurin kaupunkien sekä joidenkin muiden saksalaisten hankintayksiköiden it-hankinnoista vastaava Dataport-yhteiselin on yksi esimerkki keskimääräistä vastuullisemmasta toimijasta.
Dataport on tietotekniikkalaitteiden hankinnoissaan edellyttänyt tarjouskilpailuun osallistuvia kuvaamaan, millaisella arviointimenetelmällä tai -järjestelmällä ne varmistavat soimuksessa määriteltyjen sosiaalisen vastuun kriteerien toteutumisen. Vastuukriteerit sisälsivät Kansainvälisen työjärjestön ILOn kahdeksan perussopimuksen mukaisten ehtojen lisäksi myös edellytyksen täyttää muita elektroniikkatuotannossa haasteellisia työoikeuksia. Ehtojen määritettiin koskevan sekä ostettavien tietotekniikkalaitteiden valmistusta että niissä käytettävien raaka-aineiden hankintaa.
Tarjouksissa kuvailtujen sosiaalisen vastuun arviointimenetelmän painoarvo oli 10 prosenttia tarjousten vertailuperusteista. Tästä puolet tuli menetelmän uskottavuudesta tai toteuttamiskelpoisuudesta, 40 prosenttia valvontakeinoista ja 10 prosenttia menetelmään sisältyvistä työehto- ja ihmisoikeusstandardeista.
Tarjoajien vastuullisuusvalvontamenetelmän uskottavuutta arvioitiin sen mukaan, kuinka kattavasti ne pystyivät nimeämään toimitusketjunsa alihankkijat ja toimittajat, milllaiset edellytykset niillä oli saada tietoa alihankkijoiden työoloista tuotantoketjun eri vaiheissa ja miten hyvin ne pystyisivät osoittamaan tuotantolaitosten ryhtyneen konkreettisiin toimiin edellytettyjen ILO-standardien saavuttamiseksi.
Toimittajaehdokkaita pyydettiin myös erittelemään, miten ne käytännössä aikoivat osoittaa sosiaalisten ehtojen noudattamisen sopimuskaudella. Tarjouspyynnössä kuvailtiin yksi mahdollinen tapa järjestää toimitusketjun vastuullisuusvalvonta ja vastata hankintayksikön esittämiin kysymyksiin pakollisessa raportoinnissa.
Tarjouspyynnön mukaan sopimusehtojen valvontamenettely riippuisi valituksi tulleen toimittajan vastullisuusvalvontajärjestelmästä. Voittaneeseen tarjoukseen sisältyi säännöllisiä arviointikokouksia toimittajan, puitesopimuksen järjestäjän ja kunnallisten hankintayksiköiden edustajien kesken.
Tämän kaltaisen kilpailumenetelmän taustaoletus on, että neuvottelumenetelmän käyttö ja vuoropuhelu kannustaa tarjoajia pohtimaan ja kehittämään käytäntöjään. Samalla myös hankintaviranomaisten ymmärrys siitä, mikä on mahdollista, paranee.
Dataportin esimerkissä molemmat odotukset täyttyivät jossain määrin. Esimerkkitapauksen puutteita olivat, ettei tarjouspyynnössä määritelty työehtojen, vastuuvalvontamenetelmän tai valvonnan vähimmäistasoa.
Kuvailtu hankintamenettely myös edellyttää, että tarjoajat ottavat vastuunäkökulman vakavasti ja pyrkivät saamaan siitä mahdollisimman suuret pisteet. Yksi keino tämän varmistamiseen olisi antaa vastuullisuusnäkökulmille suurempi painoarvo laatuvertailussa, esimerkiksi 20-30 prosenttia 10 prosentin sijaan, tai kirjata kriteerit vähimmäisvaatimuksiin.
Taloudellisesti kestävät julkiset hankinnat suosivat toimittajia, jotka maksavat toiminnastaan asianmukaista veroa kuhunkiin toimipaikkaansa siellä tapahtuvan todellisen arvonlisäyksen mukaisesti. Esimerkiksi monimutkaiset konserniyhtiöiden väliset rahoitusjärjestelyt, joissa hyödynnetään kansainvälisen verojärjestelmän porsaanreikiä ja salaisuuskäytäntöjä veronmaksun minimoimiseksi, eivät vastaa yleistä käsitystä yhteiskunnallisesti vastuullisesta yritystoiminnasta.
Hankintalainsäädäntö ja vakiintuneet hankintakäytännöt eivät erikseen mainitse veroja tai taloudellisesta vastuuta, ja niiden sisällyttäminen hankintakriteereihin on koettu vaikeaksi. Julkisten neuvontaviranomaisten vastuullisten hankintojen ohjeistuksissa tai tiedonannoissa ei myöskään käsitellä asiaa.
Hankintalaki ei ota kantaa hankintakriteereihin vaan menetelmällisiin periaatteisiin, joten mitään lähtökohtaista estettä esimerkiksi verovastuun sisällyttämiselle ei ole, kunhan se on perusteltavissa hankinnan kohteeseen liittyvänä laatuominaisuutena. Taloudellista vastuuta voi pitää osana sosiaalista tai yhteiskunnallista vastuuta, johon hankintayksiköitä on erityisesti kannustettu.
Tällä hetkellä hankintalaissa mainitaan, että verovelvollisuuksiensa laiminlyönnnistä tuomittu yritys on mahdollisuus sulkea pois hankintakilpailuista siksi aikaa, että se sovittaa velvollisuutensa. EU-lainsäädännössä on myös erityistapaus, jonka mukaan on mahdollista vaatia, ettei tarjouskilpailuun osallistuneiden yhtiöiden tulos saa olla tappiollinen kuin yhtenä kolmesta edellisestä tilikaudesta sellaisen järjestelyn seurauksena, jossa yhtiö siirtää voittoaan emoyritykselleen.
Pidemmälle menevistä taloudellisen vastuun kriteereistä ei toistaiseksi ole paljoa kokemusta, eikä yhtään siihen liittyvää tapausta ole myöskään käsitelty eurooppalaisessa oikeusistuimessa.
Joissakin kaupungeissa, esimerkiksi Helsingissä ja Ruotsin Kalmarissa, asiaa on kuitenkin pyritty edistämään. Näiden kokemusten, sosiaalisisten hankintojen ennakkotapausten sekä uuden hankintadirektiivin muotoiluiden perusteella näyttäisi, että hankintayksiköiden olisi mahdollista huomioida taloudellinen vastuu tarjouskilpailun eri vaiheissa, varsinkin toimittajan soveltuvuusehdoissa sekä sopimusehdoissa.
Veroparatiisikytkyjen arvioimiseksi toimittajia tulisi edellyttää toimittamaan tiedot konsernirakenteestaan ja omistajistaan. Tämä on osa toimittajan soveltuvuuden sekä kapasiteetin arviointia. Tiedoista tulisi käydä ilmi, mitä tytäryhtiöitä toimittajalla on missäkin maissa, ja kuinka ne asettuvat mahdolliseen konsernirakenteeseen.
Seuraava askel olisi edellyttää myös kattavia ja toimintamaittain eriteltyjä tilinpäätöksiä, joista käy ilmi liikevaihto, työntekijöiden määrä, työntekijäkulut, rahoituskulut ja maksetut verot jokaisessa maassa.
Hankintasopimuksen toteuttamista koskeviin ehtoihin voisi sisällyttää myös, että toimittaja sitoutuu maksamaan veronsa todellisen arvonlisän mukaan yrityksen kuhunkin toimipaikkaan eikä harjoita aggressiivista verosuunnittelua hankinnan kohteena olevan tuotteen tai palvelun tuotantoprossessiin ja arvoketjuun liittyen.
Tällainen sitoumus viestii taloudellisen vastuun tärkeydestä, mutta käytännössä se on merkityksellinen vain, mikäli sen toteutumista on mahdollista arvioida lukujen valossa. Siten suositeltavaa olisi edellyttää myös tietoa yllämainituista taloudellisista muuttujista.
It-laitteiden ja palveluiden hankintaa sekä käyttöä suunnitellessan hankintayksiköiden tulisi huomioida ekologinen, sosiaalinen ja taloudellinen kestävyys.
Jotta hankintayksiköiden työ olisi mahdollisimman helppoa ja riskitöntä, päätöksentekijöiden tulisi tarjota selkeä, vastuullisuuteen kannustava ja opastava toimintakehys. Parhaillaan uudistettava hankintalaki on tässä keskeisessä asemassa.
Alla on suuntaa-antavan lista asioista, jotka tulisi huomioida nykyistä kestävämpien julkisten hankintojen toteuttamiseksi.
Suomen tulisi kirjata hankintalakiin, ettei pelkkää hintaa saa käyttää hankinnan kokonaistaloudellisuuden ainoana arviointikriteerinä kuin poikkeustapauksissa.
Ekologisen ja sosiaalisen kestävyyden sekä koko elinkaaren huomioiminen tulee säätää pakolliseksi niin sanottujen riskituotteiden hankinnoissa
Työ- ja elinkeinoministeriön tulisi laatia nykyistä selvempiä ja pidemmälle meneviä ohjeistuksia sosiaalisten vastuukriteerien sisällyttämisestä hankinta-asiakirjoihin.
Veronmaksun merkitys keskeisenä taloudellisena vastuukysymyksenä on viime vuosina tunnustettu yleisesti. Uudessa hankintalaissa tulisi olla sosiaalisen kestävyyden ohella viittaus taloudelliseen kestävyyteen tai maininta siitä, että sosiaalisena eritysnäkökohtana voi pitää myös esimerkiksi toimittajan rahoituksen vastuullisuutta.
Hankintalakiuudistuksessa tulee tehdä verovastuun sisällyttäminen hankinta-asiakirjoihin mahdollisimman helpoksi, ja työ- ja elinkeinoministeriön tulee laatia hankintayksiköille aiheesta käytännöllinen ohjeistus.
Julkisten hankintayksiköiden mahdollisuuksia saada tarjouskilpailuihin osallistuvia yhteisöjä koskevia viranomaistietoja tulisi helpottaa lainsäädäntöteitse.
Kuntapäättäjien tulee varmistaa, että heidän kunnassaan on vastuullisten hankintojen strategia ja -ohjeistus, ja valvoa vastuullisuuden toteutumista hankintatasolla. Strategian tulee kattaa hankintojen koko arvoketju kierrätykseen tai uusiokäyttöön asti.
Kuntien tulee taata hankintayksiköille on riittävät ajalliset, ammatilliset ja taloudelliset resurssit vastuullisten hankintojen toteuttamiseksi.
Vanhojen elektroniikkalaitteiden kierrätys tulee tehdä kunnissa mahdollisimman helpoksi ja vaivattomaksi tavallisille ihmisille. Monella suomalaisella ei ole tietoa siitä, mihin vanhat laitteet voi viedä.
Varmista, että hankintayksikölläsi on kestävän hankinnan strategia ja ohjeistus, joka määrittelee hankintayksikön vastuullisuustavoitteet sekä riskituotteet ja -palvelut, joissa on tavallista suurempi vastuuhaasteiden todennäköisyys. It-hankintojen tulee sisältyä riskiryhmään.
Vastuuohjeen tulee kattaa sosiaaliset, taloudelliset ja ekologiset näkökulmat. Riskialoilla tulee olla alakohtainen vastuullisuusohjeistus.
Varmista, että hankinnan valmisteluun osallistuu it-sektorin vastuullisuuskysymysten asiantuntijoita ja että myös taloudellinen vastuu huomioidaan.
Viesti toimittajille, että asetatte kaikille laite- ja palveluhankinnoille vastuullisuusehtoja. Kerro myös soveltamanne kriteerit avoimesti etukäteen.
Selvitä, voisiko hankintayksikkösi liittyä vastuullisten eurooppalaisten julkisten hankkijoiden muodostamaan Electronics Watch -verkostoon.
Erittele selvästi, millaista informaatiota ja milloin toimittajan on annettava sopimusehtojen täyttymisen osoittamiseksi. Mainitse, että puutteet varmennustiedon toimittamissa saattavat johtaa sopimuksen purkuun tai muihin ennalta määriteltyihn sanktioihin.
Taloudellisen toimintakapasiteettin, vastuullisuuden ja asianmukaisen veronmaksun todentamiseksi toimittajilta tulisi edellyttää maakohtaisia tilinpäätöstietoja sekä tietoa konsernirakenteesta ja omistajista.
EU:n ympäristöä säästävien julkisten hankintojen kriteerien (GPP) perustason tulee muodostaa kaikkien tietotekniikkahankintojen ehdoton vähimmäistaso. Lähtökohtaisesti teknisten eritelmien tulisi perustua GPP- lisäkriteereihin. (Ohjeistus päivitetään vuoden 2015 aikana.)
Suosi käytettyä aina kun mahdollista.
Pyri maksimoimaan laitteiden käyttöikä. Laitteen päivittäminen tai siirtyminen kevyempiin ohjelmistoihin voivat pidentää elinkaarta vuosilla. Mahdollisuus pitkäaikaiseen käyttöön tulisi huomioida jo hankintojen suunnitteluvaiheessa.
Selvitä yhteiskäytön mahdollisuudet. Useimmat tietotekniikkalaitteet eivät ole jatkuvassa käytössä.
Varmista, että toimittaja on järjestänyt elektroniikan kierrätyksen mahdollisimman vastuullisesti, ISO-standardien mukaisin menetelmin ja virallisten kierrätyslaitosten kautta. Edellytä mahdollisuuksien mukaan uusiokäyttöä toimintakunnossa palautettavien laitteiden osalta.
Internetin välityksellä tapahtuvat virtuaalikokoukset vähentävät matkustustarvetta ja pienentävät siten kasvihuonekaasupäästöjä
Paperisten muistioiden ja tulosteiden sijaan suosi asiakirjojen lukemista, jakamista ja muokkaamista verkossa. Niin sanotut pilvipalvelut keventävät toimistojen välittömiä ympäristövaikutuksia, mutta huomiota tulee kiinnittää myös palveluntarjoajan energiajalanjälkeen.
Pidä laitteet pois päältä silloin kuin niitä ei käytetä pitkään aikaan.